Recruiting Basics - Vorausschauendes Recruiting

00:00:05: Hallo und herzlich willkommen zum Podcast Recruiting Basics.

00:00:09: Einfach, klar, praxisnah.

00:00:12: Und vielen Dank, dass du gerade zuhörst.

00:00:14: Wir freuen uns sehr darüber.

00:00:15: Mein Name ist Stefan Bernd und ich bin Experte für Personalmanagement und Führung.

00:00:21: Und mein Name ist Arthur Reich und ich brenne für Talent Acquisition und Recruiting.

00:00:26: Und eine weitere Episode im gemeinsam Podcast von und mit Arthur Reich und mir Stefan Bernd.

00:00:33: Willkommen zurück bei Recruiting Basics.

00:00:37: Einfach klar praxisnah.

00:00:40: Und die Mission, die der Arthur und ich mit diesem Themenfeld haben, ist, dass Delta zwischen dem, wie Recruiting aktuell praktiziert wird und dem, wie es gewünscht wird, einfach im Jahr zwanzig, vierundzwanzig immer noch so frappierend hoch ist, dass wir gesagt haben, da müssen wir mit unseren Expektisen Ato aus jahrelanger Erfahrungen aus dem Recruiting, auch bei mir aus einer Head-of-HA Position heraus, wollen wir einfach unsere Köpfe zusammenstrecken und Handwerkszeugs bauen und an die Hand geben.

00:01:10: Und das sind aus unserer Sicht eben die Basics, die gelegt werden müssen.

00:01:14: und deswegen eine weitere Episode zu diesem Thema, nämlich hat uns Steven Coway inspiriert.

00:01:21: Mit seinem Habit number two oder seiner Erfolgsverhaltensweise, sowas in die Richtung, ne?

00:01:27: Beginn with the end in mind oder auf Deutsch.

00:01:34: Denke den Anfang ganz am Ende beziehungsweise andersrum.

00:01:37: Arthur, habe ich es jetzt richtig rumgesagt?

00:01:39: Habe das Ende am Anfang im Kopf, glaube ich.

00:01:45: Ja, ich finde tatsächlich... Wenn man Recruiting wie im Projekt versteht, ist das ein Kerngedanke, den man haben muss.

00:01:55: Wenn man nämlich überlegt, was will ich am Ende erreichen?

00:01:57: Nämlich, dass jemand durch die Tür kommt, bei mir startet und den Job anfängt, dass die Person einfach da ist im Team und loslegen kann, dann bekommt das Ganze einen etwas anderen Ansatz als zu sagen, ich habe jetzt eine Stelle und wir müssen loslegen, die zu besetzen.

00:02:18: nämlich anfängt darüber nachzudenken.

00:02:20: Und da möchte ich wirklich einen Shout-out machen zu Simone Straub, die hat mir eine Frage beigebracht, damals erzentrter, die ich bis heute noch sehr häufig stelle.

00:02:29: Und das ist einfach die Frage, ab wann tut es dir weh, dass die Stelle nicht besetzt ist?

00:02:36: Weil wenn man einfach nur fragt, wann soll die Stelle besetzt werden, dann ist die Frage ASAP gestern... letztes Jahr Weihnachten oder noch irgendwas.

00:02:46: Aber stellt ab wann tut es weh, dass die Stelle nicht besetzt ist.

00:02:50: Und hinterher schiebt bitte kein schnellstmöglich, bitte kein gestern, sondern denkt ernsthaft darüber nach die Arbeitspakete, die dahinter stecken.

00:02:59: Wer macht das gerade?

00:03:01: Die Projekte, die da laufen, wie lange können die noch verschoben werden?

00:03:04: Und wie lange können die Personen, die das jetzt machen, ertragen, dass nicht zusätzliche Hände da sind?

00:03:11: Wenn man diese Frage auf diese Ebene stellt, weil dann fängt die Führungskraft, die auf der anderen Seite sitzt, darüber nach anzudenken.

00:03:20: Okay, jetzt muss ich ja wirklich an die Arbeit, die mich beschäftigt denken, die hinter diesem Job steckt.

00:03:25: Und dann kommen Sie mit einer echten Aussage, weil Sie dann sagen, also spätestens eigentlich am ersten Juni brauche ich die, weil sonst Kann ich selber nicht mehr, sonst geht das Projekt an die Wand, sonst können meine Leute nicht mehr, also was kommt dann raus?

00:03:43: Und dann kann man gucken, okay, erster Juni, die Berufsgruppe von der Du sprichst, lieber Kollege, die haben eine durchschnittliche Kündigungsfrist von drei Monaten zum Monatsende.

00:03:55: Wenn wir jemanden zum ersten Juni starten haben wollen, dann ist es Mai, April, März, die Person muss im Februar kündigen.

00:04:03: Das ist in knapp sechs Tagen vorbei.

00:04:08: Das heißt, was ich auch heute für dich tue, das werde ich bereits nicht erfüllen können.

00:04:13: Das muss dir bewusst sein.

00:04:15: Aber ich merke, du hast einen hohen Schmerz.

00:04:18: Lass uns mal gucken, dass wir an allem, wo wir einen Einfluss drauf haben, die Zeit gut planen, gut investieren und einen Prozess aufsetzen, der dich schnellstmöglich zum Erfolg bringt.

00:04:30: Weil dann kann man nämlich anfangen, realistisch zu planen.

00:04:35: Ich glaube damit triggern wir jetzt auch wieder einen basic Artur das das ist ein auch ein ein Hebel das ist ein ein Potenzial was da auch noch schlummert alleine.

00:04:48: So heran zu gehen als hr recruiting talent acquisition abteilung und der Führungskraft auch zu sagen nicht nur diese frage zu stellen die ich noch bis dato nicht kannte die aber hochgradig Sinn ergibt weil.

00:05:01: das mit diesem schmerz das scheint ja irgendwie auch so ein roter faden zu sein.

00:05:05: wir sagen ja auch, wenn wir mit bewerbenden sprechen dann ist es nahezu jeder rekruting prozess ist irgendwie schmerzvoll das will ja auch keine saune.

00:05:12: deswegen müssen wir quasi auch bei führungskräften deswegen macht die fragestellung von der simone hochgradig sinn diesen.

00:05:18: Also, no pain, no gain, so ungefähr, ne?

00:05:21: Also, leider Gottes, um da im Englischen auch mal diesen Claim rauszuhauen.

00:05:28: Genau, und ich glaube, alleine zu sagen, als wirklich, wir sagen ja immer davon, wir sind keine Dienstleistungsabteilung, sondern, dass man partnerschaftlich diesen Prozess auch miteinander aufsetzt und dann einfach diese Fakten reinzubringen und zu sagen, hey, du suchst ein Finance Manager.

00:05:44: Du also ich mein du bist doch selber finanzmännisch du weißt du was du für eine kündigungsfrist in deinem arbeitsvertrag hast oder?

00:05:50: Also wir können ja offen sprechen.

00:05:51: ich bin ja hr Ja ich habe drei monate.

00:05:53: darf ich sagen ja grenzt ja schon fast an freiheitsberaubung oder ja vielleicht ein bisschen so und dann.

00:05:58: Diese alleine diesen Fakt immer auf den Tisch zu und dann wirklich zu sagen okay jetzt lassen wir zusammen in den Kalender schauen warum das nicht weiß.

00:06:04: oder ist heute der der februar ist?

00:06:06: ja aber das bedeutet auch dass wir freitag haben und nächste wir haben jetzt eine woche um den profil zu erstellen und die kandidaten zu finden.

00:06:13: was glaubst du realistisch ist das?

00:06:16: und dann die interviewen angebot rauszuschreiben und unterzeichnen und alles?

00:06:20: also

00:06:21: ja.

00:06:22: Genau und das ist und dann und dann und dann und dann so die Führungskraft auch zu führen, dass sie das und das versuche ich dann immer, dass die Führungskraft sich das dann selber quasi erklärt.

00:06:34: Mit einfachsten Fragestellungen oder einfach nur diesen Nagget reinzugeben.

00:06:37: Du in aller Regel habt ihr doch drei Morte Kündigungsfrist.

00:06:40: Wenn du jetzt heute kündigst, wann kannst du denn beim neuen Arbeitgeber starten?

00:06:45: Ah, ja, okay, hast recht.

00:06:46: Das ist der erste Juni.

00:06:48: März, April, hab ich's richtig gerechnet, Stefan.

00:06:50: Ja, erster Juni.

00:06:51: Genau, dann lass uns doch mal, wenn du jetzt an deine Abteilung denkst, wo willst du denn am ersten Juni stehen?

00:06:57: Also, was musst du bis dahin denn erledigt sein?

00:07:00: Was für Commitments bist du denn innerhalb der Organisation, mit anderen Abteilungen, mit deiner Führungskraft eingegangen?

00:07:07: Und dann kommt meistens, dann ist meistens doch alles gar nicht so dringlich, ne?

00:07:10: Das ist ganz häufig so.

00:07:13: dann auch der gegenteilige Fall sein, das trotzdem dringlich bleibt.

00:07:17: Und dann kann man aber auch der Führungskraft sagen, du pass auf, du musst hier noch ein bisschen länger durchhalten.

00:07:23: Das wird zwangsweise passieren, seien wir haben ein wenig Glück oder wir gehen ein bisschen mit der Stellenanforderung ein bisschen runter, dass normalerweise juniorige Menschen haben kürzere Kündungsfristen oder sind schneller verfügbar.

00:07:38: Das sind alles so... Themen, die aus so einer simplen Frage tatsächlich auch resultieren können, weil der Effekt ist dann vielschichtig, weil plötzlich sagen wir dann, okay, dann landen wir im Juli oder August, dann ist aber auch die Frage, sag mal, wenn die Person da startet, ist eigentlich irgend einer bei dir da, um den On zu boarden, weil es ja auch Urlaubszeit.

00:08:00: Also, was bringt es dir, wenn einer da ist und die ganze Abteilung ist nicht da?

00:08:05: Und so eine Geschichte denkst du einfach mit rein und das hilft dir ungemein, um diesen starken Druck am Anfang zu, wir wollen jetzt unbedingt sofort mit allem loslegen, einfach stark zu entzerren und zu sagen, dann lass uns doch jetzt lieber um die richtigen Dinge kümmern zusammen.

00:08:22: Lass uns besprechen, was genau suchst du?

00:08:25: Also was brauchen wir wirklich, wirklich?

00:08:27: Was sind deine absoluten must-haves?

00:08:29: Was ist nice to have?

00:08:31: Wie schaffen wir es eine spannende, attraktive Stellenanzeige herzustellen, dass die Menschen, die du suchst, auch tatsächlich angesprochen werden?

00:08:41: Und wenn wir das zusammen ausdefiniert haben, dann können wir darüber reden, was ich als Recruiting-Einschätze, wie lange wir brauchen, um für so eine Stelle qualifizierte Bewerber zu bekommen.

00:08:51: und Bewerberinnen sind es zwei Wochen, drei Wochen, vier Wochen, weil es hilft uns ja nicht, wenn wir irgendwas aufsetzen, aber wir haben niemanden mit dem wir sprechen wollen.

00:09:04: Und wenn man das aber von hinten aufzieht, Tatsächlich über die Königungsfrist kann man einfach sagen, mit der Königungsfrist start September, das bedeutet August, Juni, Juli, Ende Mai müssen wir den Vertrag unterschrieben haben.

00:09:19: Lass uns mal gucken, wir brauchen jetzt noch Anfang mehr, um alles gut aufzusetzen.

00:09:23: Dann haben wir rückwärts gerechnet Mitte Mai die Gespräche, die Finale, dann haben wir zwei Wochen zum Verhandeln gemeinsam mit so einer hochgradigen Rolle, dass die auch wirklich zufrieden sind.

00:09:36: Das heißt, Anfang Mai führen wir die Erstgespräche und den ganzen April übersehen wir zu, dass die Pipeline sich an Kandidaten füllt und du, die immer Zeit findest, die zu screenen.

00:09:49: Und dann ist natürlich die Frage, was machen wir in März?

00:09:52: Oh, habe ich mich verrechnet, lieber hiring manager?

00:09:54: Dann haben wir tatsächlich ein Monat weniger und der kann im August starten.

00:09:58: Mit der Frage, ist da jemand, der den onboarden kann?

00:10:02: Wenn man sich dieses Thema schrittweise rückwärts zurückrechnet, einfach überlegt, wie viel Zeit brauchen wir bis wir den nächsten Schritt gehen können.

00:10:11: Also was ist bis dahin notwendig, kann man auch tatsächlich dann sagen, du pass auf.

00:10:17: Im Mai, in der zweiten Woche wollen wir die finalen Interviews führen laut Plan.

00:10:23: Das wäre die Woche vom vierten bis zum achten.

00:10:29: und dann stellt die Person fest, Oh, da kenne ich gar nicht, da habe ich Geburtstag am siebten, da bin ich die halbe Woche nicht da und am Donnerstag, Freitag, da ruft mein Chef zum Workshop, da ist das ganze Team nicht da, da kann ich gar nicht.

00:10:48: Und dann saßte, ja klasse, das würde darüber reden.

00:10:51: Jetzt haben wir die Wahl, wenn wir eine Woche später, eine Woche früher, eine Woche später kann dazu führen, dass wir nicht einmal kündigen, eine Woche früher kann dazu führen, dass wir nicht genug Kandidaten haben, in welchen Sauen ab, wie sollen wir zusammen beißen?

00:11:04: Und diese Transparenz dort zu schaffen zusammen, ganz am Anfang, wie die Timeline ausschaut, gibt das ganze, gibt denn einfach Hand und Fuß und der Fachbereich stellt fest, hey, da ist super viel zu tun dahinter.

00:11:18: Und ich finde das mega, dass mir mal einer erklärt, was ich alles machen muss bis dahin und auch wann und bis wann was fertig sein muss.

00:11:28: Und die sind absolut dahinter und verstehen, na Mensch, Recruiting ist nicht nur eine Stellenanzeige rüber, schmeißen sie online zu stellen und dann mal gucken, wann ich Zeit finde, die mir die Zivis anzugucken.

00:11:39: Und wenn ich dann sage, morgen um neun würde ich den sprechen, hat die Person auch bitte Zeit zu haben, morgen um neun.

00:11:47: lange Rede, kurzer Sinn, die Transparenz zu allen Schritten, die Transparenz zur ganzen Timeline erzeugt einfach sehr viel Standing beim Fachbereich, weil die verstehen, ich kann viel fordern, aber ohne dass ich mir Zeit schaffe für das, was notwendig ist, kann hier niemand erfolgreich sein.

00:12:10: voll und ganz.

00:12:11: Ich glaube, dieses Transparenzthema im Rahmen von kommunikativen Ansätzen ist, glaube ich, immer in den Schlüssel zum Erfolg und das Ganze dann wirklich, so wie wir es eingangs gesagt haben, mit dem Ende im Kopf.

00:12:25: gedacht, das führt zu ganz vielen kleinen Themenfeldern, die man vor Start des Prozesses alle schon miteinander abgearbeitet hat.

00:12:33: Dann kann es durchaus im Prozess mal passieren, dass eine Führungskraft oder HR das vergisst, aber dann haben wir das Commitment irgendwo niedergeschrieben und dann wissen wir genau, okay, die KW so und so im Mai funktioniert nicht, weil wie du es gerade als Beispiel auch beschrieben hast.

00:12:47: Und das ist ja auch jetzt mal auch zum Ende der heutigen Episode einfach mal ein Meter weiter gedacht.

00:12:53: Was ist das denn für eine geile Candidatexperience, die wir dann auch den Bewerbenden gegenüber bieten können, wenn wir am Anfang des Prozesses sagen, da ist eine Bewerbung, die finden wir klasse, erstes Screening hat funktioniert und wir dann sagen können, schau mal lieber Kandidat, liebe Kandidaten, wir haben uns folgenden Prozess überlegt, das und das ist unsere Timeline, in die wir mit den Führungskräften abgestimmt haben.

00:13:16: In dem Zeitraum werden wir diesen Prozess umsetzen.

00:13:20: Punkt.

00:13:23: Dann habe ich es noch nie erlebt, dass jemand, der sich bewirbt, sagt, um Gottes Willen, mit der Transparenz kann ich jetzt aber gar nicht umgehen.

00:13:30: Das Feedback ist immer, wow, so ein Prozess habe ich ja noch nie erlebt.

00:13:34: Das ist ja cool.

00:13:34: Ja.

00:13:36: Und an der Stelle muss ich auch meine Kolleginin loben.

00:13:40: Wir sind da wirklich stark auf dem Weg hier bei uns und gehen genau den Weg.

00:13:45: Und was wir erleben, ja, es ist sehr viel.

00:13:47: sehr viel Initialaufwand, absolut.

00:13:49: Also auch raus an alle, sich so viel Gedanken zu machen.

00:13:53: Am Anfang ist anspruchsvoll.

00:13:55: Man braucht am Anfang mehr Zeit zusammen.

00:13:57: Das ist auch wirklich richtig.

00:13:59: Aber die Effekte, die das hat auf Kandidaten in der draußen sind wirklich ungemein groß.

00:14:05: Die sind sehr, sehr positiv über so viel Klarheit im Prozess in der Timeline.

00:14:11: Und das ist auf jeden Fall, es lohnt sich sehr.

00:14:15: Ich möchte aber an der Stelle nicht nur von den leichten Themen sprechen, weil es wäre mir schon noch wichtig, weil die häufigste Frage, die ich immer höre, wenn man den Prozess so aufsetzt ist und was, wenn es nicht so läuft, wie ich es geplant habe.

00:14:27: Also was, wenn nicht die richtige Ansage an Kandidaten kommt, an Bewerbungen reinkommt, was mache ich mit den Slots, die da sind?

00:14:35: Was passiert eigentlich, wenn jemand krank ist?

00:14:37: Was mache ich, wenn die Kandidatinnen, die in die finalen Runde da vielleicht gerade im Urlaub sind und und und?

00:14:42: Ja, das sind alles Sachen, die im Alltag von einer oder einem Rekruterin passieren.

00:14:50: Die Frage ist und die Gegenfrage, die ich stelle, ist es denn besser, gar kein Plan zu haben und loszulaufen und nicht zu wissen, was passiert?

00:14:58: Oder ist es ein Plan, der da ist, zu haben und zusammen mit dem Fachbereich anzupassen, wenn etwas nicht läuft, wie wir uns das vorgestellt haben?

00:15:07: Und auch da ist dann häufig die Rückfrage, ja, verstehe ich, aber wir haben ja unser Commitment nach außen gegeben, dass wir dann und dann zwei Drunden führen und dann klappt es doch nicht.

00:15:16: Wie sieht das denn aus?

00:15:17: Und dann sage ich, ich habe noch nie erlebt, dass wenn man ein Anruft und sagt, tut mir leid, wir können in der Woche doch nicht wie geplant die Interviews haben, aus den und den genannten Gründen.

00:15:27: Und das sind die transparenten Gründe, dass die Person sagt, Boah, wie doof, dass ihr mich anruft und das jetzt verschiebt.

00:15:34: Da bin ich jetzt raus, sondern er sagt, okay, cool, danke fürs Bescheid geben.

00:15:39: Dann weiß ich ja, wann die neuen Slots sind und kann mich darauf einstellen und ist absolut verständlich, dass jemand krank wurde.

00:15:45: Oder ich war auch schon mal sehr, sehr offen und habe gesagt, pass auf, super Bewerbung, richtig stark, starkes Erstgespräch.

00:15:53: Wir haben die Situation, dass wir einfach weitere Bewerbungen brauchen, um... Uns sicher zu sein, dass alles genauso passt, wir uns das vorstellen.

00:16:05: Weil wir so die Entscheidung einfach nicht treffen wollen.

00:16:09: in dem Sinne.

00:16:10: Das war sehr ehrlich, sehr transparent, das kann man finden, wie man will.

00:16:14: Die Person sagte aber auch, okay, kann ich verstehen, kann ich nachvollziehen.

00:16:19: Ich bin trotzdem dabei, ich mach mit.

00:16:22: Und hat am Ende den Zuschlag bekommen, alles gut.

00:16:25: Natürlich gibt es auch Fälle, wo dann passiert, hey, du wirst es leider nicht und dann bleibt ein Geschmäckle dabei.

00:16:31: Aber noch keiner hat mir gesagt, das Geschmäckle ist da, weil du transparent mit mir warst.

00:16:37: Das wird auch tatsächlich nicht verpassieren und diese Sorgen vom Fachbereich sind ja eigentlich auch meistens nur so vorgeschobene Gründe, um so ein bisschen uns aus der Reserve zu locken, sondern gar nicht so sehr.

00:16:48: jeder findet gut, wenn man einen Plan hat.

00:16:51: Aber wie es immer so ist, ein Plan geht halt auch nicht immer in der Realität auf.

00:16:57: Aber diesen Plan als Ankerpunkt zu haben, das funktioniert ganz gut.

00:17:01: Es sei mal dahin gestellt, ob man am Ende des Tages, wenn man mehrere Kandidaten in einem Prozess hat und dann vergleicht, ob man dann eine bessere Entscheidungsqualität hat, das ist wahrscheinlich nochmal Stoff in der ganz andere Episode.

00:17:11: Du hast es aber richtig, ja, du hast es richtig gesagt, Otto, da kann man zu stehen, wie man will.

00:17:17: Für uns in dieser Episode heute war es ja wichtig herauszuarbeiten, dass die... Wenn man wirklich vom Ende her denkt und diese Transparenz gegenüber Kandidat innen bringt, dann ist es in der heutigen Zeit, in den zwanzig, vielen, zwanzig, das klingt absurd, ist es aber immer noch ein absoluter Basic, auf dem aufgebaut werden kann.

00:17:37: Und auch in dieser Folge wieder, wir haben von keinem Fancy Zeugs bisher gesprochen, das sind absolute... Basics, wieder das Gespräch suchen, im Dialog bleiben, Vorschläge unterbreiten, mal einen Plan skizzieren.

00:17:52: Hey August, ganz ehrlich, also in den letzten drei Jahren, als wir zusammen gearbeitet haben, wart ihr im August mit der ganzen Abteilung immer irgendwie im Urlaub.

00:17:59: Also da jemanden zu onboarden, ist glaube ich auch der Person gegenüber nicht ganz ferne.

00:18:03: Und das sind ja alles Dinge, der da sprichste miteinander und dann kriegste auf einmal wirklich so ein... So eine Idee, wie das funktionieren kann.

00:18:12: Und nochmals, das ist alles Basisarbeit, Grundlagen, Fundamente gießen, Flöcke einrammen.

00:18:21: Und auch gut für heute von meiner Seite.

00:18:23: Finale Statement dazu, Arthur.

00:18:24: Ich

00:18:26: bin komplett bei dir.

00:18:27: Das ist wiederum absolute Grundlage aus meiner Sicht, rekrutieren greifbar und planbar zu machen für alle beteiligten Personen.

00:18:37: Und ... Wenn man so agiert auf dem Markt, kriegt man eigentlich nur offene Münde, weil die einfach nicht fassen können, dass da jemand ernsthaft weiß, wann die Entscheidung da ist.

00:18:48: Das ist wirklich etwas, wo sie sagen, was ist hier los.

00:18:52: Und versucht es einfach, versucht es durch so Kleinigkeiten, versucht planbar greifbar zu machen, das Commitment euch abzuholen, Blocker in die Kalender zu setzen, nicht nur bei euch, sondern auch beim Fachbereich, die Wichtigkeit zu erklären.

00:19:07: und sagt mir doch mal bitte, wann und warum es nicht geklappt hat.

00:19:11: Das würde mich interessieren und dann können wir da gerne mal drüber reden, weil ich der festen Meinung bin, dass das ein ziemlich großer Hebel ist für den gemeinsamen Erfolg.

00:19:23: full stop an der stelle zum ende der heutigen episode in unserem recruiting basics podcast einfach klar praxisnah vom arto reich und von mir steffan während noch mal der hinweis genau diese episode das war unser ziel das für euch greifbar zu machen umsetzbar zu machen.

00:19:41: und jetzt kommt zum ende der episode in den show notes in unsere linken profile auch verlinkt.

00:19:47: das heißt klickt einfach mal drauf schickt uns eine nachricht schickt uns eine linken message eine E-Mail oder ruft auch an und sagt uns mal, was ihr zu dieser Folge meint.

00:19:58: Und wenn ihr dann wirklich mal ein Feedback habt, nachdem du das hat bei mir gar nicht funktioniert, dann beschäftigen wir uns damit auch gerne mal in einer weiteren Episode von Recruiting Basics.

00:20:08: Arthur, ich danke dir, wie immer, und auf bald.

00:20:12: Dankeschön.

00:20:13: Bald.

00:20:13: Ciao.